Una checklist completa para evitar retrasos y asegurar una transacción fluida
La venta o traspaso de un negocio en funcionamiento es un proceso clave para cualquier empresario que desee transmitir su actividad a un nuevo titular. En España, esta operación requiere aportar una serie de documentos legales, fiscales y contables que garanticen la transparencia y seguridad de la transacción.
A continuación, encontrarás una guía detallada con los principales documentos que conviene reunir antes de la firma del contrato de compraventa.
1. Documentos jurídicos y administrativos
Título de propiedad o contrato de arrendamiento
- Título de propiedad: si eres propietario del local, deberás aportar la escritura notarial o el documento registral que lo acredite.
- Contrato de arrendamiento: si el local está alquilado, proporciona una copia actualizada del contrato, sus anexos y los últimos recibos de pago. El comprador podrá comprobar la duración, las condiciones de renovación y si el traspaso está autorizado (art. 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos).
Inscripción en el Registro Mercantil y CIF/NIF de la empresa
- Extracto o nota simple del Registro Mercantil con los datos de la sociedad (denominación, domicilio, número de identificación fiscal, actividad).
- Si se trata de un empresario individual (autónomo), será suficiente con la acreditación del alta en Hacienda y en la Seguridad Social.
Estatutos sociales y poderes de representación (si existe sociedad)
- Copia de los estatutos vigentes inscritos en el Registro Mercantil.
- Escritura de nombramiento del administrador o del apoderado con facultad para firmar la venta.
Licencias y autorizaciones específicas
Dependiendo del tipo de negocio, pueden requerirse:
- Licencia de actividad o apertura emitida por el ayuntamiento.
- Permiso de terraza o venta de alcohol (bares y restaurantes).
- Autorizaciones sanitarias o certificaciones ambientales, según la actividad.
2. Documentos financieros y contables
Cuentas anuales y balances
- Presenta las cuentas anuales y balances de los últimos tres ejercicios, firmadas y depositadas en el Registro Mercantil si es una sociedad.
- Si la venta se realiza a mitad del ejercicio, incluye una situación contable intermedia (por ejemplo, balance trimestral).
Inventario de activos y pasivos
- Detalla el equipamiento, mobiliario, existencias y vehículos incluidos en la venta.
- Indica el valor y estado de los activos.
- Enumera las deudas y obligaciones vigentes (proveedores, préstamos, leasing), especificando si se transfieren o no al comprador.
Extractos y registros bancarios
- Proporciona los extractos más recientes de las cuentas vinculadas al negocio.
- Incluye, si procede, el libro mayor de ventas y gastos para mostrar la realidad económica de la actividad.
3. Documentos fiscales y laborales
Certificados fiscales (Agencia Tributaria)
- Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias (modelo AEAT).
- Últimas declaraciones de IVA (modelo 303), IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Certificados de Seguridad Social y documentación del personal
- Certificado de estar al corriente en la Seguridad Social.
- Copia de los contratos laborales, nóminas y antigüedad de los empleados que podrían ser subrogados conforme al artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores.
Declaración censal y situación del IVA
- Presentar el modelo 036 o 037 para comunicar el cese de actividad o el cambio de titularidad.
- Si la venta incluye la totalidad de la empresa, puede aplicarse la exención de IVA por transmisión de unidad económica autónoma (art. 7.1 LIVA).
Certificado de inexistencia de procedimientos concursales
- Documento emitido por el Registro Mercantil o el juzgado que confirma que la empresa no se encuentra en concurso o liquidación.
4. Documentos operativos y comerciales
Contratos vigentes y acuerdos con terceros
- Contratos de suministro, mantenimiento, limpieza, seguridad o software.
- Acuerdos con proveedores o distribuidores exclusivos.
- Convenios de franquicia o pertenencia a redes comerciales, si los hubiera.
Base de datos y condiciones generales
- Ficheros de clientes o proveedores (respetando el Reglamento General de Protección de Datos, RGPD).
- Condiciones generales de venta, políticas de devolución y garantías.
Permisos y obras del local
- Copia de los permisos de obras o reformas y los certificados técnicos de finalización o adecuación.
- Si el local cuenta con instalación eléctrica o de gas industrial, incluye los certificados de revisión correspondientes.
5. Formalidades y recomendaciones prácticas
El contrato de compraventa o traspaso
La venta debe formalizarse mediante un contrato escrito, preferiblemente ante notario o abogado mercantil, que incluya:
- Identificación de las partes.
- Descripción detallada del negocio y bienes incluidos.
- Precio y forma de pago.
- Cláusulas de no competencia, garantías y periodo de transición.
Revisión profesional de los documentos
Antes de la firma, se recomienda que el conjunto de la documentación sea revisado por:
- un asesor fiscal o contable,
- un abogado mercantil especializado, o
- un notario que certifique la legalidad de la operación.
Transparencia y anticipación
- Facilitar la documentación completa genera confianza y acelera el proceso.
- Algunos certificados (como los de Hacienda o Seguridad Social) pueden tardar varios días, por lo que conviene solicitarlos con antelación.
Acuerdos sobre la plantilla
Si el comprador asume a los empleados, se deben detallar las condiciones exactas de la subrogación: contratos, antigüedad, salarios y beneficios.
6. En resumen
Para vender un negocio en España con seguridad jurídica y sin contratiempos, es esencial reunir un expediente completo con toda la documentación legal, fiscal, contable y administrativa.
Una preparación rigurosa transmite profesionalidad, refuerza la confianza del comprador y permite cerrar la operación en las mejores condiciones.
Reunir los documentos desde el inicio del proceso agiliza la negociación, evita retrasos y garantiza una transmisión del negocio ordenada y transparente.
